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许昌电气职业学院公务卡报销使用管理办法
日期:2018-03-15 16:10:55  发布人:计划财务处  浏览量:158


为进一步加强财务管理,规范公务支出业务,提高公务支出透明度,减少预借款项和现金支付结算,提高资金使用效率,根据许财库[2012]12号文件《关于实施市级预算单位公务卡强制结算目录的通知》的精神,结合我校实际,制定本办法。

第一章     

第一条 公务卡的性质和办理范围

(一)本办法所称公务卡,是指学校教职工持有的、以个人名义开立的贷记卡(信用卡)。公务卡由学校教职工个人持有、保管和使用,主要用于日常公务支出和财务报销业务,具有一定的透支消费额度和透支免息期。公务卡实行“一人一卡”实名制,教职工个人为持卡人并承担相应法律责任。

(二)公务卡办理的范围为学校在岗的正式教职工

第二条 公务卡结算方式的适用范围

公务卡使用前以现金支付的公用支出。包括:办公用品购置费、书报杂志订阅费、差旅费、印刷费、小型维修(护)费、会议费、培训费、招待费、邮电费、交通费、劳务费、公务用车运行维护费及其他零星商品和服务购买等支出。

第二章 公务卡日常管理

第三条 公务卡开立的基本程序

(一)首次开卡,应到计划财务处如实填写《预算单位公务卡申请表》,并提供相关证明材料。

(二)计划财务处对申请开卡教职工的相关资料整理汇总后,进行确认并集中送发卡行;发卡行按规定程序审核职工申请资料并办理公务卡。

(三)公务卡使用银联标准信用卡。公务卡免费开卡、免收年费、免费短信通知,到期免费换卡、免挂失、补办卡手续费,具有一定的透支额度和25-56天的透支免息期。

(四)公务卡免息期的计算:公务卡具25—56天的透支免息期,免息期为消费日到账单日的天数再加25天。消费日是持卡人实际刷卡消费的日期,发卡时银行会标注每张公务卡的账单日。

第四条 公务卡的使用和管理

(一)公务卡及密码由个人保管,限本人使用。

(二)公务卡用于单位公务支出的结算,持卡人在未按规定办理报销手续之前,无论是公务消费还是个人消费均属个人行为,个人承担由此导致的经济、法律等全部责任。

(三)公务卡遗失或损毁后的补办等事项,由持卡人到发卡行申请办理,并及时到计划财务处备案公务卡的相关信息。

第三章 公务卡支付与报销管理

第五条 公务卡结算的报销原则

(一)使用公务卡结算,仍执行现行财务管理制度和报账流程。

(二)持卡人因公务活动使用公务卡消费时,应取得本人签名的公务卡消费交易凭条(pos机小票)和相应的原始发票。 

(三)因向供应商退货等原因导致已报销资金退回公务卡的,持卡人应及时将相应报销款项退回计划财务处,由计划财务处负责办理相关手续。   

(四)持卡人在执行公务中不允许通过公务卡提取现金,由此发生的手续费由持卡人个人承担。

(五)有下列情形之一的,所产生费用由持卡人个人承担,不予报销:

1.使用公务卡用于个人消费的部分;

2.报销费用与提供的报销凭证、公务卡消费交易凭条(pos机小票)不符的; 

3.持卡人透支提取现金所产生的手续费、利息等;

4.因持卡人个人原因,未能在公务卡免息期内申请报销,所造成的罚息和滞纳金等; 

5.因持卡人个人保管不慎或遗失等原因,导致公务卡被盗刷所形成的支出和损失;

6.其他不符合财务管理规定和要求或超出标准的消费。

第六条 公务卡结算的报销程序 

(一)对于培训费、差旅费、会议费、招待费、购买物品等公务支出,使用公务卡结算的,应在公务卡信用额度内,先通过公务卡结算,并取得发票等财务报销凭证和公务卡消费交易凭条(pos机小票)。在公务卡结算方式的适用范围内,原则上要在具有刷卡条件的商户进行公务消费。凡具备刷卡条件的必须使用公务卡,否则财务不予报销。

(二)使用公务卡结算,不改变单位现行财务管理制度和报销审批程序。持卡人使用公务卡结算公务支出,应在公务卡信用额度内。在刷卡消费之日起的15日内且在刷卡消费计息日前5个工作日(含节假日),持有效的报销凭证,包括:发票、POS机小票、消费清单,到财务部门办理报销手续。因公务卡消费交易凭条(pos机小票)丢失造成不能及时还款的,责任由持卡人承担。

(三)持卡人在向财务部门交付报销凭证时,应办理报销凭证登记手续,注明现金消费金额、刷卡消费的金额及时间、公务卡交易凭条(pos机小票)号码等,以明确责任,便于提示划款和查询资金到账情况。

(四) 持卡人在办理报销手续时,如既有现金消费又有公务卡消费,应根据不同的结算方式,分别填制报销凭证审批报销,以便于财务部门与银行对账及进行账务处理。

(五) 会计人员对持卡人签字确认的公务卡消费交易凭条(pos机小票)及报销单据等进行审核后,登陆公务卡支持系统,根据持卡人提供的姓名、交易日期和消费金额等信息,查询核对公务消费的真实性,审核确认后予以报销、办理公务卡还款手续。持卡人自行查询确认公务卡消费报销后的资金到账情况,若有异常,应及时向财务部门说明并及早处理。

第四章 管理职责

第七条 计划财务处在公务卡管理工作中的主要职责: 

(一)宣传并组织教职工办理公务卡,协同人事处做好新增、调动和退休等人员的公务卡管理工作。

(二)审核持卡人提请报销的公务卡消费凭证,及时办理公务卡报销还款和资金退回处理等工作。

(三)协助发卡行维护公务卡管理系统,按月与发卡行核对公务卡报销还款信息。

(四)配合上级财政部门做好公务卡监督管理等工作。

(五)严禁将非本单位工作人员纳入公务卡管理范围、违规办理公务卡报销业务或查询、泄漏持卡人的私人交易信息。

第八条 各单位负责人在公务卡管理工作中的主要职责:

各单位负责人应严格执行财经纪律,对本单位公务卡持卡人的公务消费行为进行管理和审核,严格控制支出,杜绝无预算、超范围、超标准的支出,确保公务消费支出控制在规定范围之内。

第九条 教职工个人在公务卡管理工作中的主要职责:

(一)公务卡实质上是个人在银行办理的贷记卡,涉及个人信用资质高低,要本着诚实守信和对自己负责的态度,保管使用好公务卡。

(二)超过发卡行规定的免息期还款,承担不及时和不完全还款的全部责任;因个人报销不及时造成的逾期、罚息、滞纳金等,由持卡人承担。

(三)公务消费时要保留好个人签名的消费交易凭条(pos机小票)和相应发票等原始凭证,以备报销使用。 

(四)对消费交易发生疑义,可按发卡行规定向发卡行提出交易查询。

(五)持卡人要严格遵守国家关于银行卡使用管理的有关规定,规范使用公务卡。严禁持卡人违规使用公务卡。对恶意透支、拖欠还款和将非公务支出用于公务报销,等所产生的后果,由持卡人负责,学校不承担由此引发的任何责任。

第五章 实行公务卡结算方式后的现金管理

第十条  学校实行公务卡结算方式后,工资、津贴补贴、奖金等工资性支出通过个人工资卡结算。商品和服务类支出通过公务卡结算,一般情况下不再使用现金结算。属于下列情况之一,并经学校财务部门审核后,可以继续使用现金结算:

(一)支付给不具备办卡条件的单位临时聘用人员(不含长期聘用人员)、学生的费用;

(二)按规定支付给个人的慰问金或其他抚恤救济性支出;

(三)签证费、快递费、过桥过路费、火车费、汽车费、出租车费等目前只能使用现金结算的支出;

(四)在不具备刷卡条件的商业网点发生的零星支出;

(五)其他特殊情况经领导批准的支出项目。

第十一条  实行公务卡结算方式后,市财政部门将通过国库集中支付信息系统对预算单位现金提取业务进行实时监控,对属于公务卡结算范围而提取现金的,不予支付资金。学校各部门确需使用现金支付的,经校领导批准后,需提前向学校计划财务处申请,审核后,向市国库支付中心申请,经批复后方可提取现金。

第十二条  实行公务卡结算方式后,原则上不再向职工个人办理借款。不具备刷卡环境而又确需进行公务消费时,由个人先行垫付资金,而后按照财务报销程序进行报销。特殊情况职工个人需要借款的,经学校财务部门审核并由相关领导批准后按相关规定办理。

第六章 附则

第十三条  学校计划财务处对公务卡消费中存在的问题及时与市国库集中支付中心、公务卡发卡银行保持沟通,为持卡人提供良好的服务和技术支撑。

第十四条  本办法由学院计划财务处负责解释。

第十五条  本办法自2015年10月1日起施行。

 

 

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