许昌电气职业学院会议室管理规定

（试行）

为规范学院会议室管理,明确使用范围和使用审批程序，提高会议室的使用效率，服务各单位更好开展工作，服务学院事业发展，特制定本管理规定。

一、会议室使用范围

1.党委会、党委中心组学习、中层干部会；

2.院长办公会、党政专题会议；

3.由院领导主持的全院性工作会、座谈会；

4.上级机关来院检查指导工作时的工作汇报会、情况介绍会；

5.兄弟单位来院公务活动时的交流座谈会。

二、会议室使用审批程序

1.会议室由院长办公室行政管理科负责管理和调配。

2.为避免会议冲突，凡需要使用学院会议室举办会议，会议主办处室（或系部）须至少提前半天通过OA向院长办公室行政管理科提出申请，注明会议主题、出席领导、与会人数等事项，经批准后方可使用。

3.学院会议室的使用安排遵循院级会议、重要活动优先的原则。如学校无重大会议及活动安排，则按照处室（或系部）申请时间顺序安排。

4.一般不接受临时的会议室使用申请，特殊情况下确实急需的，须报请院长办公室负责人批准。

5.依照上级有关精简、高效办会的精神，根据各主办单位申请，分管领导相同、时间相近，且上级对会议主题无特别要求的会议，由院长办公室协调各主办单位合并召开。

三、会议准备（包括会场准备）工作责任

1.会议通知、人员签到、会议材料、会场服务由会议主办单位负责。

2.会场布置（包括会标、桌签、话筒扩音、投影播放）须会议主办单位提前报请院长办公室行政管理科准备负责。

3.桌签打印须由主办单位提供准确的人员名单，打印后由申请使用会议室的处室（或系部）联系人进行校对确认。

四、会议室的日常管理和使用要求

1.会议室由院长办公室行政管理科派专人管理。钥匙专人保管，不外借；会议室随用随开，用完及时锁闭。定时打扫卫生，做好保洁工作，经常检查设施完好情况，以保证会议室的正常使用。

2.申请使用会议室的处室（或系部）联系人须在会议结束后做好会场卫生清理，做到关灯、关空调，将桌椅恢复原位，并在离开时告知院长办公室行政管理科。

本规定的会议室包括：东行政办公楼第一会议室、第二会议室、第三会议室、贵宾室与西行政楼视频会议室。

本暂行规定自印发之日起施行，由院长办公室负责解释。

院长办公室

2021年6月8日