院属各单位：

   为进一步提升学院行政管理效能，保障网络信息系统安全稳定运行，推动OA办公系统使用规范化、高效化，确保学院各项工作有效落实，现就有关事项通知如下：

   一、规范OA收文办理，确保政令畅通

   各单位负责人应每日定时登录系统，及时查阅文件，确保“当日收文、当日处理”。杜绝因未及时登录OA系统而导致文件长时间未阅、工作贻误的现象。对校领导批示的文件，承办部门必须高度重视，明确责任人，严格按照批示要求和时限规定，认真组织落实，确保事事有回音、件件有落实。

   二、严格OA发文规范，提升公文质量

   各单位在拟制发文时，须严格按照公文格式规范进行拟稿，确保政策依据准确、情况属实、表述清晰、文字精炼。拟稿后应及时关注审批流程，主动跟进，避免延误。对审批过程中提出的修改意见，应认真核对、及时完善。

   三、强化印章使用审核，严肃用印纪律

   各部门申请使用学院印章，须严格执行《许昌电气职业学院印章管理办法》，严格履行审批程序。部门负责人作为第一责任人，应切实履行审核把关职责，对需加盖印章的材料进行严格把关，确保内容真实、程序合规、审批完备。未经审核或审核不通过的材料，一律不得用印。

   四、规范邮件发送管理，维护信息秩序

   确需向全院范围（或大规模用户群）发送的电子邮件，发送部门须事先向办公室进行内容报备，说明发送范围、事由及主要内容，经办公室统筹协调后方可发送。邮件内容应符合学院相关规定，确保信息准确、导向正确。

   请各单位高度重视，认真组织学习，严格落实相关要求。两办将不定期对OA系统使用及邮件发送情况进行检查，并对落实不力的单位予以通报。

   特此通知。 

              党委办公室   行政办公室

                  2025年10月22日